وبلاگ

در این آموزش، با نحوه ایجاد رکورد جدید در جداول Microsoft Access، ویرایش رکوردها و همچنین حذف داده‌ها آشنا خواهید شد. این مهارت‌ها به شما کمک می‌کنند تا به‌طور مؤثر داده‌ها را مدیریت کنید و از قابلیت‌های پیشرفته SQL در Access بهره‌مند شوید.

ایجاد جدول جدید

در آموزش قبل با روش‌های ایجاد جدول در اکسس آشنا شدیم. در این آموزش یک جدول جدید با نام Students در Access با استفاده از SQL و دستور CREATE TABLE ایجاد می‌نماییم. این جدول شامل ستون‌های StudentID، FirstName، LastName و BirthDate است.

CREATE TABLE Students (
    StudentID AUTOINCREMENT PRIMARY KEY,
    FirstName TEXT(50),
    LastName TEXT(50),
    BirthDate DATE
);

افزودن داده‌ها به جدول

افزودن داده‌ها به جدول با استفاده از نمای Datasheet View

داده‌ها را در اکسس می‌توانیم به دو روش به جداول اضافه نماییم. روش اول استفاده از نمای Datasheet View می‌باشد. اگر روی جدول Students دوبار کلیک نمایید می‌توانید نمای Datasheet را مشاهده نماید. ورود داده‌ها در نمای Datasheet کاملاً شبیه Excel می‌باشد، با این تفاوت که فیلد کلید اصلی یا StudentID بطور خودکار برای هر ردیف تکمیل خواهد گردید.

افزودن داده‌ها به جدول با استفاده از SQL

برای افزودن داده‌ها به جدول با استفاده از SQL، از دستور INSERT INTO استفاده می‌کنیم. در این آموزش با استفاده از دستور SQL زیر، سه رکورد به جدول Students اضافه می‌کنیم.

INSERT INTO Students 
    (FirstName, LastName, BirthDate) 
VALUES 
    ('Ali', 'Ahmadi', '2000-01-15'),
    ('Sara', 'Hosseini', '1998-05-23'),
    ('Reza', 'Karimi', '2001-11-07');

اگر دقت نمایید کد بالا از پنج بخش تشکیل شده است:

1. دستور INSERT INTO:
   • این بخش بیان می‌کند که قصد داریم داده‌های جدیدی به جدول اضافه کنیم.
2. نام جدول Students:
   • مشخص می‌کند که داده‌ها به کدام جدول اضافه خواهند شد.
3. فهرست ستون‌ها (FirstName, LastName, BirthDate):
   • ستون‌هایی را که می‌خواهیم داده‌های جدید در آن‌ها وارد شود، مشخص می‌کند.
4. دستور VALUES:
   • این بخش نشان می‌دهد که مقادیر جدیدی که قرار است به جدول اضافه شوند در ادامه خواهد آمد.
5. فهرست مقادیر:
   • مقادیری که می‌خواهیم به جدول اضافه شوند. هر مجموعه از مقادیر در پرانتز قرار می‌گیرد و با ویرگول از مجموعه‌های دیگر جدا می‌شود.

با توجه به بخش‌های بالا، دستور کلی INSERT INTO به شرح زیر است:

INSERT INTO table_name 
    (column1, column2, column3, ...)
VALUES 
    (row_1_value1, row_1_value2, row_1_value3, ...), 
    (row_2_value1, row_2_value2, row_2_value3, ...),
    ...,
    (row_n_value1, row_n_value2, row_n_value3, ...)

نکات مهم برای استفاده از دستور INSERT INTO

1. مقادیر داده‌های رشته‌ای

مقادیر داده‌های رشته‌ای (مانند متون و کاراکترها) باید در داخل علامت‌های تک‌نقل (‘) قرار داده شوند. به عنوان مثال:

INSERT INTO Students 
    (FirstName, LastName)
VALUES 
    ('Ali', 'Ahmadi');

2. مقادیر داده‌های عددی

مقادیر داده‌های عددی (مانند اعداد صحیح و اعشاری) نیازی به قرار گرفتن در داخل علامت‌های تک‌نقل ندارند. به عنوان مثال:

INSERT INTO Products 
    (ProductID, Price)
VALUES 
    (101, 19.99);

3. مقادیر داده‌های تاریخ

مقادیر داده‌های تاریخ نیز باید در داخل علامت‌های تک‌نقل قرار گیرند و به فرمت YYYY-MM-DD نوشته شوند. به عنوان مثال:

INSERT INTO Events 
    (EventName, EventDate)
VALUES 
    ('Conference', '2024-06-15');

4. افزودن چندین رکورد به صورت همزمان

می‌توانید چندین رکورد را به صورت همزمان با استفاده از یک دستور INSERT INTO اضافه کنید. هر مجموعه از مقادیر باید در پرانتز قرار گیرد و با ویرگول از مجموعه‌های دیگر جدا شود:

INSERT INTO Students 
    (FirstName, LastName, BirthDate)
VALUES 
    ('Ali', 'Ahmadi', '2000-01-15'),
    ('Sara', 'Hosseini', '1998-05-23'),
    ('Reza', 'Karimi', '2001-11-07');

5. رعایت ترتیب ستون‌ها و مقادیرترتیب ستون‌ها در بخش INSERT INTO باید با ترتیب مقادیر در بخش VALUES مطابقت داشته باشد. به عنوان مثال:

INSERT INTO Students 
    (FirstName, LastName, BirthDate)
VALUES 
    ('Ali', 'Ahmadi', '2000-01-15');

در این مثال، مقدار ‘Ali’ به ستون FirstName، مقدار ‘Ahmadi’ به ستون LastName و مقدار ‘2000-01-15’ به ستون BirthDate اضافه می‌شود.

6. استفاده از NULL برای مقادیر ناشناخته

اگر ستونی از جدول مقدار مشخصی نداشته باشد یا بخواهید آن را خالی بگذارید، می‌توانید از NULL استفاده کنید:

INSERT INTO Students 
    (FirstName, LastName, BirthDate)
VALUES 
    ('Ali', 'Ahmadi', NULL);

7. استفاده از کلید اصلی (Primary Key)

اگر جدولی دارای کلید اصلی (Primary Key) باشد که به صورت خودکار افزایش می‌یابد (مانند AUTOINCREMENT در Access)، نیازی به مشخص کردن آن در بخش INSERT INTO نیست. به عنوان مثال:

INSERT INTO Students 
    (FirstName, LastName, BirthDate)
VALUES 
    ('Ali', 'Ahmadi', '2000-01-15');

در این مثال، ستون StudentID به صورت خودکار مقداردهی می‌شود.

با رعایت این نکات، می‌توانید به طور مؤثری از دستور INSERT INTO برای افزودن داده‌ها به جداول در Microsoft Access استفاده کنید. اگر سوالی دارید یا به راهنمایی بیشتری نیاز دارید، لطفاً در بخش نظرات مطرح کنید!